Musterfall
Anfragen-Triage in der Hausverwaltung
Musterfall, keine Kundenreferenz. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten Modellannahmen und nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.
Ausgangslage und Vorgehen
Musterfall, keine Kundenreferenz
Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Kunden. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten, konservativen Modellannahmen, nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.
Ausgangslage
Eine Hausverwaltung betreut mehrere Objekte und erhält täglich Mails von Eigentümern und Mietern: Schadensmeldungen, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, Terminabstimmungen, Belegfragen und Beschwerden. Alles landet im selben Postfach und wird von wenigen Personen nach Eingang abgearbeitet. Ein Wasserschaden steht dann hinter einer Adressänderung, und Nachfragen zum Stand einer Meldung binden zusätzlich Zeit. Die Anfragen enthalten zudem personenbezogene Daten, die sorgfältig behandelt werden müssen.
System
Eingehende Anfragen werden nach Art und Dringlichkeit eingeordnet, dem Objekt und der zuständigen Person zugeordnet, und für Standardfälle wird ein Antwortentwurf mit Verweis auf die zugrunde liegenden Angaben erstellt. Meldungen mit Schadensbezug werden nach vereinbarten Kriterien nach oben sortiert. Bevor eine Antwort an Eigentümer oder Mieter geht, ein Handwerker beauftragt oder eine Meldung im Verwaltungssystem geändert wird, sieht eine benannte Person Einordnung, Entwurf und Quelle und gibt frei. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung; eine rechtliche Bewertung ersetzt dieser Text nicht.
Kennzahlen (Musterfall)
Bei einer Modellannahme von 600 Anfragen im Monat, 10 Minuten Bearbeitungszeit je Anfrage, einem internen Stundensatz von 42 Euro, einer Fehlerquote von 6 Prozent und Kosten von 80 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 100 Bearbeitungsstunden und 7.080 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 30 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 70 Stunden und 4.956 Euro, eine Ersparnis von 2.124 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Projekt. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie in der Abnahme vorgesehen.
Welche Systeme angebunden werden
Anfragen kommen typischerweise per M365 Mail oder Gmail, Objekt- und Zuständigkeitslisten lassen sich als CSV oder Excel übergeben, ein Webhook kann die bestehende Verwaltungssoftware ansprechen. Was darüber hinausgeht, ist eine Sonderintegration und wird separat geschätzt.
Was der Mensch freigibt
Eine benannte Person gibt jede Antwort an Eigentümer und Mieter frei und entscheidet über Beauftragungen und Änderungen im Verwaltungssystem. Ohne Freigabe geht nichts nach außen.
So lesen Sie die Beispielzahl
Die Zahlen in der Tabelle sind das Ergebnis dieser Rechnung: Vorgänge mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz plus Fehlerkosten, davon der angenommene Automatisierungsgrad als Ersparnis. Mit eigenen Werten rechnen Sie im Nutzenrechner auf der Startseite. Welche Pflichten beim Einsatz von KI im Mittelstand gelten, ordnet der Beitrag EU AI Act für den Mittelstand ein. Das Angebot dazu finden Sie unter Leistungen.
Modellwerte vorher/nachher
| Kennzahl | Vorher | Nachher | Quelle |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit je Anfrage (Musterfall) | 100 Stunden/Monat | 70 Stunden/Monat | Musterfall, konservative Modellannahme; Automatisierungsgrad 30 % |
| Aufwand je Monat (Musterfall) | 7.080 € | 4.956 € | Musterfall, konservative Modellannahme |
Nächste Schritte
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