Musterfall

Bestelleingang im Großhandel

Musterfall, keine Kundenreferenz. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten Modellannahmen und nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.

Branche: Großhandel
Anonymisierungsstufe: Anonym
Angebot: Automation Pilot

Ausgangslage und Vorgehen

Musterfall, keine Kundenreferenz

Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Kunden. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten, konservativen Modellannahmen, nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.

Ausgangslage

Ein Großhändler erhält Bestellungen auf vielen Wegen: als PDF im Anhang, als Text in der Mail, als Excel-Liste oder als eingescanntes Fax. Jede Bestellung wird von Hand ins Warenwirtschaftssystem übertragen, mit Artikelnummer, Menge, Liefertermin und Lieferadresse. Bei Stoßzeiten stauen sich die Mails, und Tippfehler bei Artikelnummern oder Mengen führen zu Falschlieferungen, die später aufwendig korrigiert werden müssen.

System

Eingehende Bestellungen werden erkannt und ihre Angaben extrahiert: Artikelnummern, Mengen, Liefertermin und Lieferadresse. Die Artikel werden gegen den Stammdatenbestand abgeglichen, unklare oder unbekannte Positionen werden markiert statt geraten. Daraus entsteht ein Bestellvorschlag für das ERP mit Verweis auf die Stelle in der Originalbestellung. Bevor ein Auftrag im ERP angelegt oder eine Bestätigung an den Kunden verschickt wird, prüft eine benannte Person die markierten Positionen und gibt frei. Ob eindeutige Standardbestellungen mit verkürzter Prüfung durchlaufen, legt der Betrieb selbst fest.

Kennzahlen (Musterfall)

Bei einer Modellannahme von 1.500 Bestellungen im Monat, 5 Minuten Bearbeitungszeit je Bestellung, einem internen Stundensatz von 36 Euro, einer Fehlerquote von 4 Prozent und Kosten von 45 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 125 Bearbeitungsstunden und 7.200 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 35 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 81,25 Stunden und 4.680 Euro, eine Ersparnis von 2.520 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Projekt. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie in der Abnahme vorgesehen.

Welche Systeme angebunden werden

Bestellungen kommen typischerweise per M365 Mail oder Gmail, Artikelstammdaten lassen sich als CSV oder Excel übergeben, ein Webhook kann das bestehende Warenwirtschaftssystem ansprechen. Andere Anbindungen sind Sonderintegrationen und werden separat geschätzt.

Was der Mensch freigibt

Eine benannte Person prüft markierte oder unklare Positionen und gibt frei, bevor ein Auftrag im ERP entsteht oder eine Bestätigung an den Kunden geht. Bei Abweichungen entscheidet sie, nicht das System.

So lesen Sie die Beispielzahl

Die Zahlen in der Tabelle sind das Ergebnis dieser Rechnung: Vorgänge mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz plus Fehlerkosten, davon der angenommene Automatisierungsgrad als Ersparnis. Mit eigenen Werten rechnen Sie im Nutzenrechner auf der Startseite. Wie die Freigabestelle ohne Stau organisiert wird, beschreibt der Beitrag Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist. Das Angebot dazu finden Sie unter Leistungen.

Modellwerte vorher/nachher

Kennzahl	Vorher	Nachher	Quelle
Bearbeitungszeit je Bestellung (Musterfall)	125 Stunden/Monat	81,25 Stunden/Monat	Musterfall, konservative Modellannahme; Automatisierungsgrad 35 %
Aufwand je Monat (Musterfall)	7.200 €	4.680 €	Musterfall, konservative Modellannahme

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