Musterfall
Belegerkennung in der Steuerberatung
Musterfall, keine Kundenreferenz. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten Modellannahmen und nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.
Ausgangslage und Vorgehen
Musterfall, keine Kundenreferenz
Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Mandats. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten, konservativen Modellannahmen, nicht auf einer gemessenen Mandantenbeziehung.
Ausgangslage
Eine Steuerkanzlei verarbeitet laufend Belege aus vielen Mandaten: Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in unterschiedlicher Qualität und Formaten. Das manuelle Erfassen und Zuordnen bindet Zeit, die für die eigentliche fachliche Prüfung fehlt. Zugleich gilt eine harte Grenze: Mandantendaten dürfen das Haus zu keinem Zeitpunkt verlassen, eine Verarbeitung über ein extern gehostetes Cloud-System kommt deshalb nicht in Frage.
System
Eingehende Belege werden vorsortiert und die relevanten Angaben wie Betrag, Datum, Belegart und Kostenstelle extrahiert, verarbeitet innerhalb der eigenen, abgeschotteten Infrastruktur der Kanzlei, ohne dass Daten das Haus verlassen. Der Vorschlag wird der zuständigen Person mit Verweis auf die Quelle im Originalbeleg vorgelegt. Bevor ein Beleg als geprüft gilt und in die Finanzbuchhaltungssoftware übernommen wird, gibt eine benannte Person frei, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip mit einer zweiten prüfenden Person. Für jedes Mandat gilt ein eigenes Löschkonzept, das die Aufbewahrung von der Verarbeitung trennt.
Kennzahlen (Musterfall)
Bei einer Modellannahme von 1.200 Belegdurchläufen im Monat, 6 Minuten Bearbeitungszeit je Beleg, einem internen Stundensatz von 40 Euro, einer Fehlerquote von 5 Prozent und Kosten von 35 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 120 Bearbeitungsstunden und 6.900 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 40 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 72 Stunden und 4.140 Euro, eine Ersparnis von 2.760 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Mandat. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie in der Abnahme vorgesehen.
Welche Systeme angebunden werden
Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung läuft im Standardfall über den DATEV-Export als Datei; Belege kommen per M365 Mail oder Gmail und als CSV oder Excel. Anbindungen außerhalb dieser Standard-Connectoren sind Sonderintegrationen und werden separat geschätzt.
Was der Mensch freigibt
Die zuständige Person gibt jeden Beleg frei, bevor er als geprüft gilt und an die Buchhaltung geht, im Zweifel mit einer zweiten prüfenden Person. Ohne Freigabe verlässt nichts das Haus.
So lesen Sie die Beispielzahl
Die Zahlen in der Tabelle sind das Ergebnis dieser Rechnung: Vorgänge mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz plus Fehlerkosten, davon der angenommene Automatisierungsgrad als Ersparnis. Mit eigenen Werten rechnen Sie im Nutzenrechner auf der Startseite. Wie Freigabe ohne Stau organisiert wird, beschreibt der Beitrag Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist. Für die Umsetzung als begrenzter Pilot siehe Leistungen.
Modellwerte vorher/nachher
| Kennzahl | Vorher | Nachher | Quelle |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit je Belegdurchlauf (Musterfall) | 120 Stunden/Monat | 72 Stunden/Monat | Musterfall, konservative Modellannahme; Automatisierungsgrad 40 % |
| Aufwand je Monat (Musterfall) | 6.900 € | 4.140 € | Musterfall, konservative Modellannahme |
Nächste Schritte
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